Kaltimkita.com, SAMARINDA - Arsip atau kearsipan merupakan hal yang penting dalam administrasi. Untuk perlu diketahui perbedaan antara arsip dan kearsipan.
Arsiparis Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur, Dewi Susanti mengatakan kedua hal tersebut memiliki perbedaan.
Pertama ia memaparkan istilah atau pengertian dari arsip tersebut. secara etimologi, arsip berasal dari bahasa Arab, yaitu “rasyif” yang berarti “kumpulan surat”. Dalam bahasa Inggris, arsip disebut “archive” yang berarti “kumpulan dokumen”.
“Jadi, arsip itu adalah dokumen. Dokumen bisa berupa surat, foto, film, rekaman audio, dan sebagainya,” kata Dewi.
Kemudian, ia menjelaskan definisi dari kearsipan itu. Kearsipan sendiri ialah proses dalam pengelolaan arsip. Jadi selamatnya arsip yang dimiliki lembaga atau perorangan tergantung, bagaimana kearsipannya.
“Karena kearsipan itu adalah proses, mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat, menurut sistem tertentu sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah,” ujarny.
Ia menambahkan, kearsipan memiliki peran penting dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi, alat bukti, dan bahan pertanggungjawaban.
“Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan profesional,” pungkasnya. (adv/ian)
.jpg)
