Kaltimkita.com, SAMARINDA - SMK Negeri 4 Samarinda dipenuhi sorak antusias para siswa-siswi yang tengah menyambut narasumber istimewa. Dengan balutan seragam rapi, mereka tampak serius mendengarkan Dewi Susanti, seorang Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Timur, yang datang untuk berbagi ilmu tentang dunia kearsipan.
Sebagai bagian dari mata pelajaran kearsipan, para siswa mendapat kesempatan mendalami tata persuratan hingga seluk-beluk pengelolaan arsip yang sering kali menjadi tantangan bagi banyak institusi.
“Kearsipan bukan sekadar menyimpan dokumen. Ini tentang memastikan informasi terkelola dengan baik, tertelusur, dan bermanfaat di masa depan,” katanya.
Dalam dunia kerja, terutama di pemerintahan, pengelolaan surat dinas sering kali menjadi batu sandungan bagi tenaga kerja muda. Banyak yang tidak memahami bentuk surat masuk dan keluar, atau prosedur pengarsipan yang benar. Ini menyebabkan tumpukan dokumen yang tidak terkelola rapi hingga berisiko hilangnya informasi penting.
“Bayangkan jika dokumen penting seperti surat perintah tugas atau laporan pertanggungjawaban hilang karena arsip yang buruk,” tambahnya.
Oleh karena itu, pelatihan ini dirancang untuk membekali siswa dengan keterampilan mendasar—seperti memahami jenis-jenis surat dinas, tata persuratan, hingga mengenali peralatan arsip seperti filling cabinet, folder, dan coding system.
Kegiatan ini tak hanya bersifat teoritis. Dalam sesi praktik, siswa diminta untuk membuat simulasi pengelolaan surat dinas, mulai dari penerimaan surat masuk hingga proses distribusi surat keluar. Mereka juga belajar menyusun arsip secara kronologis dan tematik, dengan sistematika yang sesuai standar pemerintahan.
Kegiatan yang berlangsung selama dua hari ini menjadi tonggak penting bagi SMK Negeri 4 Samarinda dalam mencetak tenaga profesional di bidang kearsipan. Kepala sekolah, yang turut hadir dalam kegiatan, menyampaikan rasa terima kasih kepada Dewi Susanti dan Dinas Pendidikan Kalimantan Timur atas kontribusinya.
“Dengan pelatihan ini, kami yakin siswa kami akan lebih siap menghadapi tantangan dunia kerja. Mereka bukan hanya paham teori, tetapi juga mampu menerapkannya secara langsung,” paparnya.
Ketika pelatihan ditutup dengan tepuk tangan riuh, sebuah pesan kuat tersampaikan: pentingnya arsip sebagai urat nadi birokrasi dan organisasi. Dengan generasi muda yang paham akan pentingnya arsip, masa depan pengelolaan administrasi, khususnya di lingkungan pemerintah daerah, berada di tangan yang tepat. Dan SMKN 4 Samarinda telah mengambil langkah strategis untuk memastikan itu terjadi. (adv/ian)
.jpg)
.jpg)
