Kaltimkita.com, SAMARINDA - Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur yang berlaku. Hal ini disampaikan saat kunjungan Pemerintah Desa Gunung Mulia, ke kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) pada Kamis (5/12/2024) lalu.
Arsip yang berumur lebih dari 10 tahun dapat dimusnahkan, namun harus melalui proses yang ketat berdasarkan regulasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Pemusnahan arsip tidak boleh sembarangan. Semua harus berdasarkan izin resmi, terutama untuk dokumen yang berusia di atas 10 tahun,” kata Arsiparis DPK Kaltim, Aris.
Dalam rangka menjaga keamanan data dan melindungi lingkungan, metode pencacahan telah menjadi standar baru dalam pemusnahan arsip. Cara ini menggantikan metode pembakaran yang sebelumnya sering digunakan.
“Kami menggunakan mesin pencacah khusus. Setelah dokumen dicacah, isinya tidak lagi dapat dikenali. Proses ini diawasi oleh pihak terkait seperti biro hukum,” jelas Aris.
Proses pemusnahan arsip juga mencakup pembuatan berita acara untuk setiap dokumen yang dimusnahkan. Langkah ini dilakukan guna memastikan bahwa semua arsip yang dimusnahkan telah melalui pencatatan yang jelas dan terverifikasi.
“Arsip yang dimusnahkan harus dicatat dengan jelas. Ini untuk menghindari masalah hukum atau tuduhan penyalahgunaan di masa mendatang,” tambah Aris. "berharap prosedur ini dapat menjadi pedoman bagi instansi pemerintah lainnya, termasuk di tingkat desa, dalam mengelola siklus hidup arsip secara lebih terstruktur dan bertanggung jawab," tutupnya. (adv/ian)
.jpg)
